Hochladen und Umbenennen von Dokumenten in einer Office 365 SharePoint-Bibliothek: 8 Schritte

2024 Autor: John Day | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2024-01-30 07:20

In diesem anweisbaren erfahren Sie, wie Sie Dokumente in einer Office 365 SharePoint-Bibliothek hochladen und umbenennen. Dieses anweisbare ist speziell für meinen Arbeitsplatz gemacht, kann aber für jeden, der SharePoint-Bibliotheken verwendet, leicht auf andere Unternehmen übertragen werden.

Vorräte werden gebraucht:

• Computer, Laptop oder Tablet.
• SharePoint-Software.
• Hochladen und Bearbeiten von Berechtigungen in der SharePoint-Bibliothek.

Haftungsausschluss: Es sind keine Sicherheitsvorkehrungen erforderlich.

Schritt 1: Auswahl der Bibliothek

Innerhalb unserer Forschungsarbeitsgruppe ist es wichtig zu bestimmen, in welcher Bibliothek das Dokument gespeichert werden muss. Wenn es sich um einen Analystenbericht einer Bank oder eines Aktienunternehmens handelt, wie z. SEC-Einreichung, Pressemitteilung oder Transkript, sollte in den Dokumenten der Wall Street Research und der Aktiengesellschaft gespeichert werden. Wenn es sich um einen Artikel aus einem Magazin, einer medizinischen Zeitschrift oder Online-Publikationen handelt, wie z. Wall Street Journal, New York Times, American Hospital Association oder American Seniors Housing Association sollte es in der Publikationsbibliothek aufbewahrt werden. Sie finden die Bibliotheken in der linken Seitenleiste der Forschungsarbeitsgruppen-Homepage. Nachdem Sie die richtige Bibliothek ermittelt haben, müssen Sie auf die Bibliothek klicken, um sie zu öffnen.

Schritt 2: Schnelles Hochladen von Dokumenten in die Publikationsbibliothek

*Wenn Sie Dokumente in die Wall Street Research and Public Company Documents Library hochladen, überspringen Sie diesen Schritt und lesen Sie Schritt 3.

Für die Bibliothek Publikationen öffnen Sie die Bibliothek, indem Sie im ersten Schritt auf den Link Publikationen in der Seitenleiste klicken. Wählen Sie dort die Dokumente aus, die Sie hochladen möchten, und ziehen Sie sie in die Bibliothek. Um sicherzustellen, dass Sie das/die Dokument(e) an die richtige Stelle hochladen, sollte Ihr Bildschirm beim Ziehen des/der Dokument(s) in die Arbeitsgruppe so aussehen, wie im obigen Screenshot gezeigt. Die Bibliothek sollte ausgegraut sein und Sie sollten ein Symbolbild für das/die Dokument(e) (Word, PDF oder PowerPoint) mit der Wortkopie auf dem Bildschirm sehen.

Sobald dies angezeigt wird, können Sie das/die Dokument(e) in der Bibliothek ablegen und mit Schritt 5 fortfahren.

Schritt 3: Auswählen der internen Bibliothek zum Hochladen von Wall Street Research- und Aktiengesellschaftsdokumenten

*Wenn Sie nur Dokumente in die Publikationsbibliothek hochladen, überspringen Sie diesen Schritt und fahren mit Schritt 5 fort.

Für die Bibliothek Wall Street Research and Public Company Documents ist der Prozess etwas komplizierter. Sie müssen die interne Bibliothek finden, die mit dem entsprechenden Jahr für das Dokument/die Dokumente gekennzeichnet ist.

Wählen Sie die Bibliothek wie in Schritt 1 gezeigt aus. Dann müssen Sie auf die Auslassungspunkte neben den neuesten Artikeln und Veröffentlichungen klicken. Dadurch wird eine Liste mit Optionen angezeigt. Sie müssen Alle Dokumentensätze auswählen. Dies öffnet eine weitere Liste von Optionen. Wählen Sie aus dieser Liste von Optionen das entsprechende Jahr für das Dokument aus. Im obigen Beispiel-Screenshot haben wir das Jahr 2017 verwendet.

Schritt 4: Ziehen und Ablegen von Dokumenten in die Wall Street Research and Public Company Documents Library

Wie in Schritt 2 gezeigt, müssen Sie für die Bibliothek Veröffentlichungen das/die Dokument(e) in die entsprechende Bibliothek ziehen. In diesem Fall ist dies die Bibliothek für 2017. Um sicherzustellen, dass Sie das Dokument/die Dokumente an die richtige Stelle hochladen, sollte Ihr Bildschirm beim Ziehen des Dokuments/der Dokumente in die Arbeitsgruppe so aussehen, wie im obigen Screenshot gezeigt. Die Bibliothek sollte ausgegraut sein und Sie sollten ein Symbolbild für das/die Dokument(e) (Word, PDF oder PowerPoint) sehen, diesmal jedoch mit dem Wort Verschieben auf dem Bildschirm.

Sobald dies angezeigt wird, können Sie das/die Dokument(e) in der Bibliothek ablegen und mit Schritt 5 fortfahren.

Schritt 5: Schnellbearbeitung auswählen, um Dokument(e) umzubenennen

Es gibt zwei Möglichkeiten, das/die Dokument(e) in einer SharePoint-Bibliothek umzubenennen. Für diesen Fall verwenden wir die Quick Edit-Version. Um die Schnellbearbeitungsoption zu finden, müssen Sie im Menüband oben auf der Seite auf Bibliothek klicken und dann auf Schnellbearbeitung klicken. Sobald Sie auf Quick Edit geklickt haben, ähnelt die Bibliothek dem Aussehen einer Excel-Tabelle, wie im obigen Screenshot zu sehen ist.

Füllen Sie die Informationen in den hervorgehobenen Abschnitten aus, die im obigen Screenshot gezeigt werden. Welche Abschnitte ausgefüllt werden müssen, hängt davon ab, welche Bibliothek Sie aktualisieren. Wenn Sie die erforderlichen Informationen ausgefüllt haben, klicken Sie auf das Wort STOP über den Spalten, um den Schnellbearbeitungsprozess zu stoppen.

Veröffentlichungen

• Herausgeber*
• Name (Titel des Dokuments)
• Datum der Veröffentlichung (TT/MM/JJJJ)
• Berichtstyp*
• Betreff melden*

Wall Street Research und Dokumente von Aktiengesellschaften

• Name (Titel des Dokuments)
• Verlag*
• Ticker* (Aktienticker, nicht immer zutreffend)
• Veröffentlichungsdatum* (TT/MM/JJJJ)
• Berichtstyp*
• Betreff melden*
• Hauptautor*

Bitte beachten Sie, dass sich die in den obigen Listen notierten Sternchen auf Metadaten beziehen. Für die Abschnitte mit einem Sternchen stehen Metadaten zur Verfügung. Sie müssen nur mit der Eingabe eines Wortes beginnen und Ihre Auswahl wird automatisch ausgefüllt. Sie können in diesem Abschnitt keine eigenen Wörter hinzufügen. Bitte wenden Sie sich an jemanden, der Zugriff auf den Data Term Store hat, wenn etwas hinzugefügt werden muss.

Schritt 6: Einchecken des Endprodukts

Nachdem Sie das/die Dokument(e) umbenannt und alle zutreffenden Abschnitte ausgefüllt haben, müssen Sie das/die Dokument(e) einchecken, damit andere das Dokument anzeigen können. Wenn Sie sich das Dokument ansehen, werden Sie feststellen, dass das Symbol, das anzeigt, ob es sich um ein PDF-, Word- oder PowerPoing-Dokument handelt, einen grünen Pfeil zeigt. Dies bedeutet, dass Sie das Dokument zu diesem Zeitpunkt nur anzeigen können. Sobald Sie es eingecheckt haben, können andere das Dokument anzeigen.

Sie müssen zuerst das/die Dokument(e) auswählen, indem Sie neben dem Dokument klicken, wie im Screenshot-Beispiel oben gezeigt. Dadurch wird ein Häkchen neben dem/den Dokument(en) gesetzt. Sobald sich dieses Häkchen neben den Dokumenten befindet, müssen Sie erneut zum Menüband oben auf der Seite gehen und auf Dateien klicken. Von dort klicken Sie auf Einchecken. Dadurch werden die Dokumente eingecheckt, damit andere die endgültigen, bearbeiteten Dokumente anzeigen können. Es erscheint ein weißes Feld, in dem Sie gefragt werden, ob Sie das Auschecken nach dem Einchecken des Dokuments beibehalten möchten. Klicken Sie einfach auf OK, um den Vorgang abzuschließen.

Schritt 7: Das Endprodukt - Publikationsbibliothek

Dieses Video zeigt Ihnen alle Schritte zum Hochladen und Umbenennen der Dokumente in der Office 365-Version von SharePoint für die Publikationsbibliothek.

Schritt 8: Das Endprodukt - Wall Street Research and Public Company Documents Library

Dieses Video zeigt Ihnen alle Schritte zum Hochladen und Umbenennen der Dokumente in der Office 365-Version von SharePoint für die Bibliothek Wall Street Research und Public Company Documents.